การจัดลำดับความสำคัญของงานเป็นทักษะที่สำคัญสำหรับการทำงานในทุกระดับ เนื่องจากจะช่วยให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้ โดยเทคนิคการจัดลำดับความสำคัญของงานมีดังนี้

1. กำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายของงาน

ขั้นตอนแรกในการจัดลำดับความสำคัญของงาน คือการกำหนดวัตถุประสงค์และเป้าหมายของงาน โดยวัตถุประสงค์และเป้าหมายควรมีความชัดเจน เป็นรูปธรรม และสามารถวัดผลได้ ซึ่งจะช่วยให้สามารถจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างเหมาะสม

2. วิเคราะห์ความสำคัญและความเร่งด่วนของงาน

ความสำคัญและความเร่งด่วนของงานเป็นปัจจัยสำคัญในการกำหนดลำดับความสำคัญของงาน โดยความสำคัญหมายถึงผลกระทบของงานต่อวัตถุประสงค์และเป้าหมายของงาน ส่วนความเร่งด่วนหมายถึงระยะเวลาที่งานจะต้องดำเนินการให้เสร็จสิ้น

3. กำหนดลำดับความสำคัญของงาน

เมื่อได้วิเคราะห์ความสำคัญและความเร่งด่วนของงานแล้ว สามารถกำหนดลำดับความสำคัญของงานได้ โดยงานที่มีระดับความสำคัญและระดับความเร่งด่วนสูง ควรจัดลำดับความสำคัญให้ทำงานก่อน

ตัวอย่างเทคนิคการจัดลำดับความสำคัญของงาน

• เทคนิค Eisenhower Matrix เป็นเทคนิคการจัดลำดับความสำคัญของงานโดยพิจารณาจากความสำคัญและความเร่งด่วนของงาน โดยแบ่งงานออกเป็น 4 ประเภท ได้แก่
  • งานที่มีความสำคัญและเร่งด่วน (Important and Urgent) ควรทำงานก่อน
  • งานที่มีความสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน (Important but Not Urgent) ควรจัดลำดับความสำคัญให้ทำงานถัดไป
  • งานที่ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน (Not Important but Urgent) ควรมอบหมายให้ผู้อื่นทำงานหรือเลื่อนเวลาออกไป
  • งานที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน (Not Important and Not Urgent) ควรตัดทิ้งหรือเลื่อนเวลาออกไป
• เทคนิค Pareto Principle เป็นเทคนิคการจัดลำดับความสำคัญของงานโดยพิจารณาจากหลักการ 80/20 ซึ่งระบุว่างาน 20% มีความสำคัญและส่งผลต่อผลลัพธ์ 80% ดังนั้นควรจัดลำดับความสำคัญให้ทำงาน 20% นี้ก่อน
• เทคนิค ABCDE Analysis เป็นเทคนิคการจัดลำดับความสำคัญของงานโดยพิจารณาจากระดับความสำคัญและความเร่งด่วนของงาน โดยแบ่งงานออกเป็น 5 ประเภท ได้แก่
  • A: (Adversity or Activating Event) งานที่มีความสำคัญและเร่งด่วนมาก ควรทำงานก่อน
  • B: (Beliefs) งานที่มีความสำคัญมากแต่ไม่เร่งด่วน ควรจัดลำดับความสำคัญให้ทำงานถัดไป
  • C: (Consequences) งานที่มีความสำคัญปานกลาง ควรจัดลำดับความสำคัญให้ทำงานต่อไป
  • D: (Disputing) งานที่มีความสำคัญน้อยแต่ไม่เร่งด่วน ควรมอบหมายให้ผู้อื่นทำงานหรือเลื่อนเวลาออกไป
  • E: (Effects) งานที่มีความสำคัญน้อยและไม่เร่งด่วน ควรตัดทิ้งหรือเลื่อนเวลาออกไป

ข้อควรระวังในการจัดลำดับความสำคัญของงาน

• ควรคำนึงถึงทรัพยากรและเวลาที่มีอยู่ เนื่องจากการจัดลำดับความสำคัญของงานควรเป็นไปอย่างเหมาะสมกับทรัพยากรและเวลาที่มีอยู่
• ควรเปิดใจรับการเปลี่ยนแปลง เนื่องจากสถานการณ์อาจเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา ดังนั้นควรพิจารณาการจัดลำดับความสำคัญของงานใหม่ตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป

การจัดลำดับความสำคัญของงานเป็นทักษะที่สำคัญที่จะช่วยให้สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้ ดังนั้นควรฝึกฝนเทคนิคการจัดลำดับความสำคัญของงานอยู่เสมอ เพื่อให้สามารถจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างเหมาะสม